¿Custodia de Historia Clínica por parte de las EPS – Es permitido en la normatividad colombiana?

La normatividad actual en Colombia (Ley 23 de 1981, Ley 1751 de 2015, Decreto 780 de 2016, Resolución 1995 de 1999, Resolución 2003 de 2014, Resolución 0839 de 2017, Sentencias de la Corte Constitucional, Conceptos el Ministerio de Salud, entre otros), exige que la custodia, confidencialidad y seguridad de la información clínica (historia clínica y registros asistenciales) es responsabilidad de los Prestadores de Servicios de Salud (Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud – IPS, Profesionales Independientes, Empresas con Objeto Social Diferente, Servicios de Transporte Especial de Pacientes).

Algunos aseguradores (Empresas Promotoras de Servicios de Salud – EPS), establecen como uno de los requisitos, el diligenciamiento de los registros asistenciales en sistemas / softwares propios de las EPS, lo cual en el momento de la visita por parte de Entes Territoriales y Distritales de la Salud evaluando el cumplimiento de estándares y criterios de habilitación, queda como incumplimiento por parte del Prestador de Servicios de Salud.

Actualisalud realiza solicita al Ministerio que se pronuncie al respecto. A continuación, relacionamos algunos de los apartes más importantes entregados por el Ministerio de Salud al respecto:

  • El Decreto 780 de 2016, en su artículo 2.5.3.4.11, establece: “Acceso a la historia clínica. Las entidades administradoras de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud tales como las EPS del régimen subsidiado o contributivo, ARL, etc., tienen derecho a acceder a la historia clínica y sus soportes, dentro la labor de auditoría que le corresponde adelantar, en armonía con las disposiciones generales que se determinen en materia de facturación.”.
  • La Resolución 1995 de 1999, en el artículo 13, establece: “Custodia de la historia clínica. La custodia de la historia clínica estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención, cumpliendo los procedimientos de archivo. El prestador podrá entregar copia de historia clínica al usuario su representante legal cuando este lo solicite”.
  • La Resolución 2003 de 2014, en el estándar historia clínico y registros, establece: Las historias clínicas y/o registros asistenciales, son oportunamente diligenciados y conservados, garantizando la confidencialidad de los documentos protegidos legalmente por reserva.

El concepto, finaliza concluyendo:

  • Los Prestadores de Servicios de Salud, están obligados a garantizar la custodia de historia clínica y registros asistenciales.
  • Las EPS podrán tener acceso a la historia clínica, solo en el marco de sus competencias.
  • El Prestador de Servicios de Salud y no la EPS, es el responsable de la generación, custodia, conservación y disposición final de la historia clínica de los pacientes que atiende y para ello debe desarrollar procesos y actividades que se requieran para su manejo y gestión en el medio que defina (papel o electrónico), cumpliendo con las condiciones técnicas establecidas por la normatividad vigente.

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