Custodia – Conservación – Disposición Final de expedientes clínicos (Registros Asistenciales)
La Resolución 839 de 2017 modifica parcialmente la Resolución 1995 de 1999 (por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica), generando directrices en cuanto al manejo de los registros asistenciales (custodia, conservación y disposición final); a continuación relacionamos aspectos importantes:
- La conservación ya no será durante veinte (20) años, sólo será de quince (15) años; 5 años en archivo de gestión y diez (10) años en archivo central; en casos de violaciones a los derechos humanos la retención y conservación del expediente clínico se duplicará.
- Luego de cumplidos los plazos anteriores y previa disposición final, deberá publicarse como mínimo dos (2) avisos en un diario oficial de amplia circulación, con espacio entre una publicación y otra de ocho (8) días; la información deberá establecer claramente el tiempo para que el usuario o representante legal reclame su historia clínica (dicho plazo podrá ampliarse hasta por dos meses más).
- Podrá realizarse la disposición final, siempre y cuando se cumplan con las siguientes condiciones:
Haber cumplido con los tiempos de retención y conservación.
Que se haya realizado la publicación en diario oficial de amplia circulación, según lo descrito anteriormente.
Realizar una revisión de cada expediente, descartando que no tenga valor científico, histórico o cultural.
Cada historia clínica a eliminar, deben estar relacionadas en un acta de eliminación, en la cual deberá consignarse la siguiente información.
Diligenciar documento Formato Único de Inventario Documental, propuesto por el Archivo General de la Nación. Dicha información deberá publicarse en un medio de amplia difusión o en su página de internet.
- En caso de liquidación de una institución o cierre de un servicio, para la entrega de los registros asistenciales, deberá tenerse en cuenta:
Publicar como mínimo dos (2) avisos en un diario oficial de amplia circulación, con espacio entre una publicación y otra de ocho (8) días; la información deberá establecer claramente el tiempo para que el usuario o representante legal reclame su historia clínica (dicho plazo podrá ampliarse hasta por dos meses más).
En caso de no poderse realizar la entrega del expediente clínico, al paciente o responsable, deberá levantarse un acta con los datos de quienes nos las recogieron y se remitirá con la historia clínica a la Empresa Promotora de Salud – EPS; del acta levantada deberá remitirse una copia a la entidad Departamental o Distrital de Salud.
Cuando el paciente no se encuentre afiliado a una EPS, los registros asistenciales deberán entregarse y relacionados en acta a la entidad Distrital o Territorial de Salud; este mismo proceso deberá ser realizado por los herederos en caso de fallecimiento del profesional tratante.